Аудит кадрового делопроизводства пошаговая инструкция

П-2; личные дела сотрудников, включая совместителей и временных работников. Типичные ошибки, допускаемые при ведении кадрового делопроизводства, которые выявляются экспертом при проведении кадрового аудита: несоблюдение требований трудового законодательства к оформлению кадровых документов: договоров, приказов, табелей учета рабочего времени, сверхурочных часов работы, графиков сменности и графиков отпусков, личных дел и трудовых книжек, другой документации; незаконное заключение срочных и бессрочных трудовых договоров контрактов, сезонных работ, надомников, с неполным рабочим временем, с сокращенным рабочим временем ; заключение, изменение и прекращение трудовых договоров с нарушением действующего законодательства; нарушения при установлении и изменении режима рабочего времени; нарушение порядка работы с трудовыми книжками; нарушение сроков выплаты заработной платы и компенсаций; нарушения, связанные с предоставлением отпусков всех видов. Особенности трудоустройства иностранных граждан. Ошибки, выявляемые при кадровом аудите по контрактам с иностранными гражданами и лицами без гражданства.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - задайте свой вопрос онлайн-консультанту. Это быстро и бесплатно!

Содержание:

Кадровый аудит своими силами: пошаговая инструкция для кадрового специалиста

Приказ о проведении кадрового аудита Если вам нужно провести кадровый аудит в компании Для чего нужен аудит кадровой документации Понятие аудита в кадровой работе, как и в бухгалтерском деле, сводится к проверке документации, хранящейся в отделе кадров и архиве компании. Если все документы в идеальном состоянии, работодатель может спокойно готовиться к инспекторским проверкам и не бояться штрафов за некорректное оформление трудовых книжек и приказов, незаполненные учетные журналы или отсутствие обязательных нормативных актов.

Тщательный аудит кадровых документов — процедура не самая простая и быстрая, но необходимая. Только так можно выявить слабые места в работе с персоналом, потенциально способные стать причиной трудового спора или вызвать нарекания со стороны ГИТ. Какой бывает проверка Полной. Охватывает весь объем кадровой документации и позволяет составить общее представление о том, как в компании ведется кадровый учет.

Охватывает отдельные аспекты делопроизводства. Полный аудит кадровой службы предполагает три вида работ: Экспертиза имеющихся документов. Проверка на наличие полного комплекта документов, предусмотренного законом. Проверка сегментов повышенного риска.

Традиционно к сегментам повышенного риска относится все, что связано с оформлением большого объема документов, получением разрешений, особым вниманием органов государственного контроля.

Например, трудовые отношения с иностранцами и подростками, оплата сверхурочного труда, привлечение к работе в выходные и праздники, договоры о полной материальной ответственности, права женщин и лиц с семейными обязанностями. Особое внимание уделяется трудовым книжкам, соглашениям и договорам.

Как часто следует проводить кадровый аудит организации Проводите аудит по мере необходимости. Идеальный вариант для крупного или среднего предприятия — регулярные, не привязанные к внешним событиям плановые проверки состояния и наличия кадровых документов. Частоту мероприятий определяйте с учетом объективных показателей: объема документации, подлежащей аудиту, численности персонала и других нюансов производственной деятельности.

Но иногда проведение кадрового аудита — необходимая мера. Обязательно проводите кадровый аудит: при смене должностного лица, отвечающего за кадровое делопроизводство; после конфликтного увольнения, если бывший сотрудник грозит судом; при массовом сокращении персонала; перед плановой проверкой ГИТ; при смене генерального директора или собственника компании.

Не принимайте дела без тщательного аудита, поступая на ответственную должность в отделе кадров. Не пытайтесь провести аудит в рекордно сжатые сроки: излишняя спешка чревата ошибками, невнимательным отношением к делу и погрешностями в отчетах. Как провести кадровый аудит своими силами: пошаговая инструкция Аудит бывает внешним и внутренним.

Для проведения внешнего аудита приглашают сторонних специалистов — независимых аудиторов или сотрудников аудиторских компаний. В этом случае все, что требуется от работодателя — предоставить аудиторам и консультантам доступ к документам и оплатить их услуги. Результаты профессиональной экспертизы позволяют объективно оценить качество ведения кадрового учета в организации. Небольшим предприятиям проще и выгоднее проводить кадровый аудит своими силами.

Если объем работы большой и проверки проводятся часто, можно создать штатную должность аудитора или подразделение внутреннего контроля. Лица, ответственные за проведение разовых мероприятий, назначаются приказом руководителя из числа сотрудников кадровой или юридической службы. Кадровый аудит поможет не только подготовиться к проверке ГИТ и встретить инспектора во всеоружии, но и оценить эффективность службы персонала в целом, поскольку делопроизводство — один из важнейших аспектов ее работы.

Как провести кадровый аудит: 5 шагов Шаг 1. Определите основные задачи. Это могут быть как отдельные направления кадрового делопроизводства или документы по конкретным работникам, так и в целом работа с персоналом. Обычно кадровый аудит начинают с проверки локальных нормативных актов, которые обязательно должны быть у работодателя.

Шаг 2. Издайте приказ о проведении кадрового аудита. Укажите цели проверки и учредите специальную комиссию. Поручайте аудит только сотрудникам, хорошо знающим трудовое законодательство, например, юристу компании, главному бухгалтеру или ведущему специалисту отдела кадров. Обязательно обозначьте срок, к которому комиссия должна отчитаться о результатах проведенных мероприятий.

Образец приказа о проведении аудита: срок предоставления отчета Шаг 3. Определите перечень документов, подлежащих проверке. Если тема аудита обозначена приказом, подготовьте все документы, имеющие отношение к делу. Шаг 4. Проведите проверку и сверку каждого документа. Важно убедиться не только в наличии документов, но и в полном их соответствии требованиям трудового законодательства.

Сначала найдите все отраженные в перечне документы, а затем проверьте их содержание и качество оформления. Затем, проверяя документы из списка, распределяйте их по таблице, чтобы при обработке результатов четко понимать, чего не хватает и что нуждается в доработке.

Шаг 5. Оформите результаты проверки. Составьте письменный отчет или экспертное заключение, заверенное всеми членами комиссии. Отчет должен не только отражать текущее состояние кадрового делопроизводства, но и содержать практические рекомендации по исправлению ситуации, если в этом есть необходимость.

Указывайте конкретные способы устранения нарушений. Отчет о проведении аудита фрагмент : рекомендации по устранению нарушений В комментариях к отчету стоит указать нормативные акты, требования которых следует принять во внимание при работе над ошибками, и кратко описать существующие риски. По результатам аудита кадровая служба восстанавливает документы и вносит в них необходимые изменения, чтобы устранить все нарушения до возникновения спорных ситуаций.

Вывод Чем чаще и тщательнее в организации проводится кадровый аудит, тем ниже риск штрафа при очередной проверке ГИТ, конфликта с работником или проигранной судебной тяжбы. Работодатель сам решает, будет он проводить аудит своими силами или привлечет квалифицированных исполнителей со стороны. По результатам мероприятий проводится работа над ошибками: недостающие документы разработайте, в некорректно оформленные внесите изменения.

Руководители и специалисты кадровых служб, отделов по работе с персоналом, внутренние аудиторы предприятий. Преподаватель Любибогова Ирина Викторовна - эксперт в области трудового права и кадрового делопроизводства со стажем более 15 лет.

Предназначение, правила формирования и хранения кадровых документов

От бухгалтерии должны быть запрошены расчетно-платежные ведомости за проверяемый период. Табели учета рабочего времени за проверяемый период. Приказы по основной деятельности, регламентирующие кадровый учет в организации. Приказ об утверждении формы расчетного листка.

Кадровый аудит своими силами

Законы о ведении кадрового учета Основы, принципы и некоторые вопросы трудовых отношений, правила ведения кадровых процедур регулирует Трудовой Кодекс РФ. Важная информация С учетом нового законодательства, с года работодатели получили разрешение разрабатывать все необходимые формы и образцы документов. Делопроизводство в отделе кадров ведется на основе законов РФ, правил и инструкций. Документы для ведения кадрового учета Обязательным для любых предприятий всегда являлось наличие учредительных документов. Все другие внутренние акты разрабатываются на их основе, как и документация по учету персонала.

Как оформить результаты самопроверки кадровых документов?

Проводим аудит корпоративных ценностей — они не работают. Что подправить и как пропитать ценностями все HR-процессы Как проходит аудит кадровой политики Аудит кадровой политики относится к проверке генерального направления кадровой работы, совокупности основных принципов, форм, методов и механизмов, применяемых для разработки целей, задач. Вся работа заключается в создании механизмов, помогающих сохранению, укреплению и развитию кадрового потенциала, созданию высокопрофессионального и сплоченного коллектива, способного реагировать на постоянные изменения требований рынка с учетом разработанной стратегии развития компания. По результатам аудита можно судить об эффективности и соответствии политики организации основным международным и российским стандартам. Разработка поэтапной системы улучшения вопросов управления персоналом с определением среднесрочных и долгосрочных стратегий помогает сбалансировать социальную и экономическую эффективность с учетом интересов работников и работодателя. Каковы основные задачи кадрового аудита Основные задачи кадрового аудита заключаются: в поиске ошибок и проблем в заполнении, хранении соответствующих документов; в определении проблем в сфере управления персоналом; в стабилизации кадровой политики с учетом действующего законодательства и стандартов, используемых во всем мире; в формировании условий, помогающих обеспечить эффективное планирование; интегрированности всей системы управления персоналом; в осуществлении перспективного планирования; в создании организационной среды для внесения изменений в сферу управления работниками.

Но не все работодатели уделяют должное внимание правильности ведения кадрового делопроизводства и качеству кадровых.

Please turn JavaScript on and reload the page.

Лист ознакомления с приказом: образец Все специалисты по персоналу понимают: в кадровых бумагах должен царить идеальный порядок. В этом случае и проверяющего инспектора не страшно принять, и в трудовом споре с сотрудником отстоять свою позицию легче. Но далеко не всегда все получается идеально, да и как понять, нет ли ошибок в работе на самом деле? В этом поможет кадровый аудит.

Контакты Аудит кадрового делопроизводства Аудит кадрового делопроизводства аудит кадров — это комплексный анализ кадровой документации и проверка её соответствия требованиям российского законодательства и внутренних нормативных актов, устанавливающих порядок ведения кадрового делопроизводства. Правильная организация деятельности отдела кадров является делом важным и безотлагательным, однако не все руководители уделяют на это особое внимание, что в будущем чревато потенциальными рисками. Кадровый аудит предусматривает профессиональные услуги по тщательной проверке и доскональному анализу кадровой документации. В процессе выполнения аудита кадровых документов производится полная проверка правильности оформления кадровой документации и её соответствия всем актуальным требованиям российского законодательства и нормативных актов локального характера. Аудит кадровой работы позволяет получить объективную информацию о состоянии кадрового делопроизводства и выявить потенциальные риски ведения кадровой работы.

Кадровый аудит: как упорядочить документы и избежать штрафов

В процессе проведения аудита проверяется: 1. Оформление полномочий ответственного за кадровое делопроизводство. Действующие локальные нормативные акты, их соответствие требованиям законодательства и внутренним регламентам организации, процедура утверждения, факт ознакомления сними работников под роспись. Должностные инструкции. Номер журнала в подарок! График отпусков, даты его утверждения, соответствие графику фактического порядка предоставления отпусков. Штатное расписание, приказы на его утверждение и внесение изменений. Трудовой договор с руководителем организации, соответствие условий договора учредительным документам. Читайте также: 6.

Кадровый аудит своими силами По каждому участку кадровой работы мы приводим списки типичных Книги по кадровому делопроизводству.

Шаг 1. Определение типа кадрового аудита, который будет использоваться в организации — внутренний или внешний. Справка Аудит кадрового делопроизводства — это ряд контрольно-аналитических процедур, проверка кадрового документооборота организации на соответствие требованиям трудового законодательства РФ с учетом последних изменений, а также внутренним требованиям компании.

Приказ о проведении кадрового аудита Если вам нужно провести кадровый аудит в компании Для чего нужен аудит кадровой документации Понятие аудита в кадровой работе, как и в бухгалтерском деле, сводится к проверке документации, хранящейся в отделе кадров и архиве компании. Если все документы в идеальном состоянии, работодатель может спокойно готовиться к инспекторским проверкам и не бояться штрафов за некорректное оформление трудовых книжек и приказов, незаполненные учетные журналы или отсутствие обязательных нормативных актов. Тщательный аудит кадровых документов — процедура не самая простая и быстрая, но необходимая.

Закажите обратный звонок Кадровое делопроизводство Наша компания поможет вам наладить кадровое делопроизводство и оптимизировать документооборот. Мы возьмем на себя решение всех вопросов, касающихся работы с кадрами: — приемы, переводы и увольнения; — предоставление отпусков, больничных, командировочных, отпусков по беременности и родам; — расчет компенсаций при увольнении; — работа с приказами по личному составу; — внесение записей в трудовые книжки; — выдача всех требуемых справок; — ведение табеля учета рабочего времени; — оформление расчетных ведомостей по зарплате; — работа со штатным расписанием; — работа с ПФР и Фондом социального страхования; — составление должностных инструкций; — подготовка документации для получения налоговых вычетов, различных компенсаций и льгот; — аудит кадровой документации; — консультации по кадровым вопросам. Грамотное ведение кадрового делопроизводства имеет большое значение для любой компании, так как в случае выявления контролирующими органами каких-либо ошибок потребуются серьезные финансовые и временные затраты на их исправление. Чтобы избежать подобных проблем, лучше всего доверить ведение кадров нашим специалистам. Мы даем гарантию правильности оформления документации и всегда строго соблюдаем требования трудового законодательства. Сотрудничая с нами, вы сможете: — сократить затраты на кадровую работу; — оптимизировать штат кадрового персонала; — устранить риск зависимости от штатных кадровиков; — повысить качество и оперативность кадрового учета. Мы поможем вам организовать кадровое делопроизводство в Тюмени с нуля, провести кадровый аудит, а также восстановить неправильно оформленную или утерянную документацию. Звоните нам для получения подробной консультации. Оставьте заявку на бесплатную консультацию с нашим специалистом в два легких шага!

Этот не полный список, но то основное, с чего можно начать восстановление КДП. Когда этот этап будет окончен, перечень расширится, но об этом позже. Шаг 2. Анализируем имеющиеся документы Эта задача вроде бы несложная — собрать все, что имеется, рассортировать по видам и сравнить со списком. Но это если большинство документов есть в наличии. Когда бумаг много, но трудно понять, чего не хватает, можно поступить так: чтобы систематизировать собранную информацию, составьте таблицу со списком работников и отмечайте, что имеется на каждого из них, а чего нет.

Комментарии 5
Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

  1. Осип(Иосиф)

    ха, прикольно!